A la hora de organizar un evento es importante contar con un plan de seguridad adecuado con el objetivo de garantizar la máxima protección ante cualquier posible riesgo o peligro que pueda surgir durante el evento.

Cuando hablamos de seguridad debemos abarcar diferentes aspectos y circunstancias: geográficas (como grandes tormentas o inundaciones), delictivas, físicas (como un incendio o pérdida de gases en las instalaciones) e incluso sanitarias (por ejemplo, por contaminación de alimentos).

Para ello, debemos tener en cuenta una serie de factores muy importantes, como el tipo de evento del que se trata, el espacio en el que se va a realizar o el número de personas que va a acoger.

 

Fases de un evento

 

Lo primero a tener en cuenta serán las fases del evento para el que debemos diseñar un plan de seguridad, ya que esto nos ayudará a valorar y prevenir los posibles riesgos que puedan surgir durante ellas.

Normalmente un evento cuenta con las siguientes partes:

  • El desarrollo: Implica la planificación y organización del lugar en el que se va a realizar el evento, la selección de los trabajadores y la construcción e instalación de todo lo que sea necesario.
  • La carga: Consiste en la planificación y ejecución de una entrega segura de todos los materiales necesarios para el transcurso de un evento, así como de los servicios que se utilizarán.
  • El espectáculo: Se basa en la planificación de estrategias para gestionar a la multitud, el transporte y las diferentes necesidades que puedan surgir a nivel logístico durante el transcurso del evento. Asimismo, en esta fase también se planifican las estrategias para hacer frente a primeros auxilios, incendios, o cualquier tipo de incidente o accidente que pueda surgir.
  • La descarga: Durante esta fase se procede a desmontar y eliminar los equipos y servicios utilizados durante el evento.
  • El desglose: Finalmente, el desglose consiste en el control de los riesgos una vez que el evento se ha dado por finalizado. En este punto, la limpieza, eliminación de aguas residuales y recolección de basura pueden presentar riesgos que deben ser correctamente planificados y gestionados.

Pasos a seguir a la hora de diseñar un plan de seguridad para un evento

Lo ideal, con el objetivo de tomar en cuenta todos los factores importantes para la planificación de un plan de seguridad, así como las distintas fases del evento, será organizar el plan de seguridad por pasos:

  1. Planificación: El primer paso a realizar, a la hora de planificar la seguridad de un evento, es nombrar al o la responsable de seguridad, quien será la persona de referencia en cuestiones de seguridad. Asimismo, redactar un plan de seguridad también puede ayudar a que todos los responsables sepan qué hacer y cómo hacerlo en el caso de que exista cualquier contratiempo o riesgo, así como durante el transcurso del evento.

 

  1. Evaluación del espacio: A la hora de diseñar el plan de seguridad del evento, uno de los factores más importantes a tener en cuenta es el lugar en el que se va a realizar. Así, hay que considerar los accesos a este, las características de la estructura, las salidas y entradas, la circulación de las personas, las condiciones del suelo y la iluminación, entre otros.

    Esto nos permitirá realizar una estrategia, así como adquirir los equipos adicionales necesarios.

  1. Evaluación de los riesgos: Los riesgos no se dan únicamente durante el desarrollo de un evento, sino que empiezan mucho antes. Por ejemplo, durante la fase de preparación del evento, probablemente tendremos que contratar personal para realizar las instalaciones de equipamiento pertinentes, carga y descarga de materiales y de equipos y, por tanto, estos están expuestos a riesgos.

 

Además, también hay que tener en cuenta los riesgos que pueda correr la audiencia o participantes del evento.

Es imprescindible elaborar una lista de contactos de emergencia, seguridad y protección. Asimismo, también resultará importante que todo el personal trabajando en el evento reciba la capacitación adecuada.

Finalmente, es preciso coordinar y proteger la integridad física tanto de los organizadores como de los invitados, el personal, los anfitriones y las propias instalaciones donde se desarrollará el evento.

 

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